Digitalisierung = Vereinfachung

18. März 2020

Wenn ich bei meinen Mandanten das Wort Digitalisierung in den Mund nehme, erreichen mich ängstliche, verunsicherte Blicke. Viele verbinden mit diesem Wort eher noch mehr Arbeit als das, was eigentlich dahinter steckt: Vereinfachung bei Arbeitsabläufen sowie Zeit- und Kostenersparnis! 

> Was genau bedeutet eigentlich diese Digitalisierung? 

Für mich als Steuerberater bedeutet das die Umstellung von Papierunterlagen im Ordner, hin zum Austausch digitaler Belege (PDFs, JPEGs, …) mit der Möglichkeit durch OCR-Erkennung sowie intelligente Software die Verbuchung größtenteils zu automatisieren und vorhandene Schnittstellen zu z.B. Rechnungsschreibungsprogrammen und Registrierkassen maximal zu nutzen. 

Letztendlich kann man die Digitalisierung in drei Bereiche aufteilen: 

1. Schnittstellennutzung durch Import der Ausgangsrechnungen und der Kasse (in jedem Rechnungsschreibungsprogramm und jeder Registrierkasse können die Daten im ASCII- Format exportiert werden) 

2. Eingangsbelege werden eingescannt, abfotografiert oder liegen sowieso schon in digitaler Version vor und werden sofort hochgeladen 

3. Bankkontoumsätze werden elektronisch von der Bank abgerufen und teilautomatisiert verbucht 

Schritt 1 und 3 liegt eher in der Verantwortung des Steuerberaters. Bei Schritt 2 ist der Mandant in der Pflicht: 

Bereits vorliegende elektronische Belege können direkt über den PC oder eine Handy-App hochgeladen werden. Hier schlägt man gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Rechnungen, die man digital erhält, muss man auch digital speichern und aufbewahren. Ausdrucken und in einen Ordner wird überflüssig. Durch das Hochladen sind diese Rechnungen automatisch archiviert und man muss sich keine weiteren Sorgen machen. 

Alle restlichen Papierbelege müssen klassisch über einen Scanner eingescannt und über eine Internetseite hochgeladen werden. Noch vereinfachter nutzt man eine Handy-App mit integriertem OCR- Texterkennungsscanner. Dort werden die Belege abfotografiert und gleich über die App hochgeladen. 

Die Belege sollte man anschließend noch aufbewahren, hier genügt dann aber ein Schuhkarton; sucht man einen Beleg, geht man einfach online… 

Man sollte die Belege möglichst täglich hochladen, am besten sobald man den Beleg in der Hand hat. Damit erspart man sich am Ende des Monats die Mühe alle Belege rauszusuchen und mühsam zu digitalsieren. 

Ist alles hochgeladen, wäre die vereinfachte Buchführung schon abgeschlossen. Der Steuerberater kann sich die Belege herunterladen und verbuchen. 

Für eine weiterhin vereinfachte Buchführung gibt es auch die Möglichkeit, nach dem Upload über den PC zu jeder Rechnung eine Leistung und Umsatzsteuersätze zu erfassen, Rechnungen aufzuteilen und auch bei zu überweisende Rechnungen direkt aus dem Programm Zahlungsaufträge zu erstellen inklusive einer Fälligkeitsüberwachung. 

> Was bringt Ihnen als Mandant die Umstellung auf eine digitale Buchführung? 

Ich als Steuerberater benötige weniger Zeit für die Buchführung, was sich bei einer niedrigeren Rechnung widerspiegelt. 

Wenn Sie sich disziplinieren und täglich die Belege hochladen, haben Sie kein Problem mehr mit näher kommenden Fristen, weil Ihre Arbeit ja schon erledigt ist. Lieber fünf Minuten täglich investieren als einmal im Monat 2 Stunden am Stück… deswegen hat die Buchführung auch den nervtötenden Ruf.